Solucionar problemas é uma prática rotineira em uma fazenda e é indispensável para qualquer negócio que pretende melhorar e se desenvolver continuamente. No entanto, os dados de um questionário realizado com mais de 500 proprietários e gerentes que participaram do Curso MDA, mostram uma realidade alarmante: 74% deles relatam lidar com problemas recorrentes.
Esse resultado evidencia que resolver problemas de forma definitiva tem sido uma dificuldade nas fazendas brasileiras e lidar com essa situação leva não só a desperdício de tempo, recursos e habilidades humanas, como também a frustração e desengajamento da equipe, que parece estar sempre lidando com os mesmos problemas.
Para ajudar a resolver essa questão, um dos ensinamentos-chave do Curso MDA, aborda justamente este assunto: como solucionar problemas de forma que eles não voltem a acontecer. Esse é o primeiro de uma série de quatro artigos que abordarão os conceitos e o método que torna isto possível.
Antes de tomar qualquer ação para ajustar rotinas e processos na fazenda, é preciso ter um entendimento real do problema, estudar suas características e considerar seu impacto para o negócio como um todo.
Após este estudo, é preciso desdobrar os fatos observados até que se chegue a uma ou mais causas raízes e aí sim propor ações para eliminar cada uma delas. Para estudar todos estes pontos de forma sistematizada, utilizamos a ferramenta FCA (Fato-Causa-Ação). Vou exemplificar abaixo cada uma dessas etapas dentro do método:
1. Fato
Esse deve ser sempre o ponto inicial. Reúna fatos e dados relacionados ao problema, indicadores, anomalias, relatórios. Estude-os e responda:
- O que aconteceu? Qual é o problema?
- Quando, como e com quem ocorreu?
- Qual o impacto dele para o negócio?
Somente após o entendimento real do problema é possível estudar suas causas e daí propor ações efetivas para solucioná-lo.
2. Causa
Nesta segunda etapa, vamos desdobrar o problema, perguntando “por quê?” até chegarmos às possíveis causas raízes. É preciso entender que os fatos observados na primeira etapa são sintomas, mas que as causas estão escondidas e ainda precisam ser encontradas.
- Mapeie as causas do problema;
- Vá até o local onde ele acontece e observe, acompanhe o trabalho, a execução das tarefas, as dificuldades que os operadores enfrentam, encontre evidências que sustentam suas hipóteses;
- Foque nos processos, 90% das vezes as causas estão ali.
3. Ação
Entendido o problema e mapeadas as possíveis causas, é hora de partir para a elaboração de um plano de ação com contramedidas para mitigá-las. Planeje as ações no quadro de projetos, organizando quem fará a atividade e quando. Priorize o que será feito primeiro e execute uma ação por vez.
Essas são as grandes etapas do método. Durante a sua execução, é natural que nem tudo saia como o planejado. Ajuste o plano de ação e rode o FCA novamente. Anote todo esse aprendizado ao longo da execução do FCA, como lições aprendidas.
Elas vão ajudar a não cometer os mesmos erros no futuro e com tudo registrado, o conhecimento deixa de estar apenas na cabeça das pessoas e passa a fazer parte da fazenda por gerações, independente do time que estiver atuando no momento.
Essa forma de atuar sobre os problemas, utilizada em diversas fazendas que adotam o Modelo de Gestão Agro+Lean, tem se provado bastante eficaz para solucionar problemas de forma definitiva e principalmente, para capacitar as pessoas da fazenda em como agir diante de um problema.
O cartão abaixo reúne de forma simples os passos para condução do FCA. Você pode imprimir e utilizar como guia até que o método se torne natural.
