Sabemos que para obter resultados consistentes é preciso padronizar o processo e capacitar os operadores, apresentando o que eles irão fazer, mostrando como eles devem fazer e acompanhando-os repetidamente.
Não é difícil criar procedimentos padrões, basta um pouco de tempo na frente de um computador e você terá o procedimento descrito. No entanto, fazer com que todos façam o trabalho do mesmo jeito todos os dias, de maneira consistente, e melhorem continuamente, é outra coisa.
Para que isso aconteça, precisamos olhar para a padronização com outros olhos. A velha forma “Fulano vai te mostrar o que fazer” e pronto, não funciona. Precisamos ter na fazenda mestres que saibam como capacitar outras pessoas, no local do trabalho, e que estejam focados em criar maneiras para que o trabalho seja feito da mesma forma todos os dias.
A forma para se conseguir isso tem sido trabalhada há muito tempo e está sendo colocada em prática em diversas fazendas. Ela é composta por 3 grandes passos:
1) Mapear o processo:
- Comece definindo o início e fim do processo que você quer padronizar e quem são os envolvidos nesse processo;
- Acompanhe os operadores para entender como o processo é realizado. Não mude o que está sendo feito, nesse primeiro momento o objetivo é apenas padronizar. Tentar mudar o processo agora vai criar uma barreira nas pessoas;
- Enquanto acompanha, anote o que é feito e depois coloque cada etapa em um post-it;
- Coloque os post-its na lousa em forma de raias: cada pessoa em uma linha e as atividades que essa pessoa executa na mesma linha. Monte o fluxograma do processo. Agora fica fácil de alinhar com os operadores se você entendeu o processo corretamente. Se necessário, faça ajustes para que o mapeamento seja igual ao que eles já estão fazendo. Não é raro ter na fazenda pessoas que façam o mesmo trabalho diferente umas das outras, esse é um bom momento para alinhar essas diferenças.
2) Escrever os procedimentos operacionais das etapas críticas:
O Mapa do Processo que você montou não tem todos os detalhes necessários para que as pessoas aprendam a executar cada tarefa, por isso, o próximo passo é escolher as tarefas críticas e montar procedimentos operacionais. Eles devem ser visuais, com fotos, apenas com as informações críticas, e devem ficar no local onde a tarefa é executada. O que mais se vê nas empresas e fazendas são procedimentos operacionais que nunca são olhados, só servem para ficar na gaveta.
Para ajudar a manter a padronização, além do procedimento operacional com fotos, você pode pensar em formas visuais, utilizando cores, ferramentas e mecanismos que atuem como gatilhos para que o processo seja executado sempre daquela maneira.
Por exemplo, para garantir a padronização do aleitamento no bezerreiro, além de ter o procedimento operacional impresso no local de trabalho, podemos utilizar cores para identificar o volume recebido por cada animal e marcar as bezerras e o volume correspondente no balde com aquela cor. Assim, fica fácil garantir que o tratador realize aquele procedimento e forneça sempre o volume certo para cada animal, da mesma forma, todos os dias.
3) Capacitar e monitorar
A terceira e última etapa é a mais crítica e a que menos vemos sendo aplicada da forma correta nas fazendas. Capacitar não é simplesmente mostrar como fazer. Por isso, as empresas com mentalidade Lean utilizam o método de capacitação no local de trabalho.
Esse método, desenvolvido há mais de 100 anos, garante que a pessoa aprenda rapidamente o que precisa ser feito, como fazer e o porquê de cada etapa. Cada pessoa é treinada individualmente, o que a princípio parece um grande esforço. Porém, como você garante que ela não vai ter dúvidas, o tempo de capacitação é muito menor, evita retrabalho e no final exige menos esforço.
Utilizando o método, a pessoa responsável pela capacitação deve mostrar a importância do trabalho, como realizá-lo (passo a passo), acompanhar a pessoa fazendo e garantir que ela saiba o porquê está fazendo o trabalho daquela forma.
Padronizar processos vai muito além de ter procedimentos operacionais, é preciso um grande esforço por parte dos gestores. Além de descrever os processos e capacitar as pessoas, o supervisor deve criar uma rotina de monitoria, mais uma oportunidade de garantir que todos estão fazendo o trabalho da maneira correta.
Isso deve fazer parte da atribuição do supervisor e ele, junto com os operadores, deve pensar continuamente em formas de tornar o processo mais simples, fácil, e garantir que ele seja feito sempre da mesma maneira.
